Rechnungen schreiben, speichern, archivieren

Rechnungen schreiben und aufbewahren Katrin Bock & Matthias Dörflein GbR Copyright: pixabay

Alles kein Hexenwerk – das ist gar nicht so schlimm?


Richtig, aber …

Nun, sagen wir, die Hürden, einen Kunden finden, Angebot schreiben, Auftrag erhalten und Auftragsbestätigung schicken sind genommen und geschafft, der Auftrag wurde abgearbeitet, nun soll endlich auch mal Geld fließen.

Dazu braucht es eine Rechnung.

Okay, das kann man ja auch einfach in Word oder Excel machen, fertig.


Das könnte man tun.


Aber was ist, wenn die Rechnung korrigiert, storniert, neu ausgestellt, gutgeschrieben oder angemahnt werden muss? Was muss überhaupt alles rein in die Rechnung? Ist das dann noch rechtssicher? Was sagt das Finanzamt dazu? Was ist mit der GOBD und dem Datenschutz? Und und und… Dann müssen die Rechnungen ja auch noch regelmäßig zum Steuerberater und aufbewahrt werden müssen die Belege schließlich auch noch für 10 Jahre – und zwar so, dass man die nach dieser langen Zeit noch lesen kann.


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Zunächst kurz zum Inhalt einer Rechnung.


Was in einer Rechnung stehen muss, ist im §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Das sind:


•    Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger
•    Steuernummer/UST-Ident-Nummer
•    Angabe: „Rechnung“ oder „Gutschrift“
•    Rechnungsdatum
•    Rechnungsnummer (fortlaufend)
•    Leistungsdatum/-zeitraum
•    Rechnungspositionen (Artikel od. Leistung, Menge, Einzelpreis, MwSt., Gesamtpreis)

•    Rechnungsbetrag netto, Summe MwSt. pro MwSt-Satz, Rechnungsbetrag brutto (Zahlbetrag)


Weitere Angaben können gemacht werden:
•    Bankverbindung
•    Geschäftsführer/Inhaber des Unternehmens
•    Handelsregister-Eintrag

•    Sonstige Kontaktdaten


So weit, so gut – nicht schlimm.


Was ist eigentlich GOBD?


Hier wird es schwieriger.

GOBD bedeutet: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.


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Eines der wichtigsten Regeln der GOBD ist, dass Rechnungen nicht manipuliert werden können dürfen.

Erstelle ich meine Rechnung in Word oder Excel, besteht immer die Möglichkeit, irgendwie eine nachträgliche Änderung vorzunehmen. Trotzdem kann man diese Programme verwenden, es ist aber eher von abzuraten.


Eine weitere wichtige Regel lt. GOBD ist, dass elektronische Rechnungen sicher aufbewahrt werden müssen. Inwieweit das bei Word und Excel der Fall ist, kann jeder selbst beeinflussen. Eine relativ sichere Verwahrung ist hier möglich. Dabei muss natürlich jeder selbst entscheiden, ob das ausreichend ist.


Alle Rechnungen müssen vollständig aufbewahrt werden – das ist eine weitere wichtige Regelung aus den GOBD. Auch das ist mit Word oder Excel kein großes Problem.


ABER:

Mit der GOBD wurden Regelungen geschaffen, die verhindern sollen, dass Umsätze nicht beim Finanzamt gemeldet werden. Dem Staat könnten sonst Einnahmen aus Ertrags- und Umsatzsteuer entgehen. Da genau das nicht unbedingt mit Word oder Excel ausreichend sichergestellt werden kann, ist es empfehlenswert, ein Rechnungsprogramm zu verwenden, das GOBD-zertifiziert ist, denn neben diesen 3 wichtigsten Regeln gibt es noch zahlreiche weitere Regelungen, die bei der Rechnungslegung zu beachten sind. Diese können Word und Excel ganz eindeutig nicht gewährleisten.


Wenn Sie den Kopf nicht frei oder keine Zeit haben, sich um solche Dinge zu kümmern, dann übernehmen wir das gern für Sie.