Deine Officehilfe - Office Leistungen für privat und Unternehmen

Die nächste Hürde: Der Auftrag ist da … und nun?

Wow, dein Angebot war fantastisch und der Kunde wurde überzeugt. Der Auftrag ist da.

Nun fragst du dich sicherlich, was du noch tun musst, außer den Auftrag zu erledigen.

Ja klar, das Wichtigste ist, so zeitnah wie möglich, den Auftrag zu erfüllen.

Manchmal kann es aber auch sinnvoll oder sogar wichtig sein, dass eine Auftragsbestätigung verschickt wird.

AUFTRAGSBESTÄTIGUNG – WAS IST DAS?
Wenn dein Kunde dir mitteilt, dass er dir den Auftrag gibt, kannst du eine Auftragsbestätigung schicken, damit der Kunde sicher ist, dass du den Auftrag auch ausführst.

Du musst allerdings keine Auftragsbestätigung verschicken. Ist es ein größerer Auftrag oder möchtest du einfach alle Leistungen noch einmal zusammenfassen, kann dies eine nette Geste für deinen Kunden sein. Auch um rechtlich abgesichert zu sein, ist die Auftragsbestätigung sinnvoll.

Wenn du eine Auftragsbestätigung verschickst, muss diese allerdings auch GOBD-konform sein. Das bedeutet, dass sie den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entsprechen muss.

Klingt kompliziert?

Kurz gesagt, wie auch bei Rechnungen, muss alles lückenlos und fehlerfrei nachvollziehbar und prüfbar sein und entsprechend erfasst und archiviert werden.

Vorteil einer Auftragsbestätigung ist, dass eben wichtige Vertragsbestandteile noch einmal genau zusammengefasst sind. Das gibt dir und auch deinem Kunden viel Sicherheit. Privatkunden könnten in ihrer Kaufentscheidung bestätigt werden und dadurch zu Stammkunden werden. Eine Auftragsbestätigung steht auch für einen besonderen Service und dafür, dass man sich Zeit für seinen Kunden nimmt. Das gibt sicher ein gutes Bild nach außen.

Extratipp: Deine-OfficeHilfe kann hier schnell und kostengünstig weiterhelfen, falls du gerade keine Zeit oder Kapazitäten hast für solche zusätzlichen Arbeiten.

UND WAS STEHT JETZT DRIN IN SO EINER AUFTRAGSBESTÄTIGUNG?

Zunächst orientierst du dich an deinem Angebot. Vielleicht hat der Kunde noch ein paar Dinge verhandelt oder in seinem Auftrag anders erwähnt. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten folgende Punkt detailliert aufgeführt werden:

•    Bezeichnung und Menge der Ware oder Umfang der Dienstleistung
•    Preis der Ware oder der Dienstleistung
•    Datum für die Lieferung oder für die Erbringung der Dienstleistung
•    ggf. Regelungen über die Warenlieferung
•    ggf. Kosten für Fracht und Verpackung
•    Zahlungsbedingungen
•    Gerichtsstand
•    ggf. Eigentumsvorbehalt.

•    Nett ist, wenn du dich noch freundlich bedankst für den Auftrag.

•    Wenn sich Details zur Auftragsvergabe verändert haben, muss die Auftragsbestätigung von deinem Kunden unterschrieben werden, da sonst schlussendlich kein Vertrag zustande kommt.

Verschicken kannst du deine Auftragsbestätigung dann per Email oder Post. Da gibt es keine Vorschriften.

Wenn du das gern für deinen Kunden möchtest, aber den Aufwand scheust ... helfen wir dir gern weiter.
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